Vi söker nu W3D3 konsulter till Pensionsmyndigheten.
Uppdraget omfattar:
Pensionsmyndigheten avser att teckna ett avtal kring tekniskt stöd, support och mindre utvecklingsinsatser för applikationen W3D3 från Formpipe – med tillhörande moduler, kringsystem och testmiljö, samt de myndighetsspecifika anpassningar som gjorts hos Pensionsmyndigheten. Avtalet omfattar också motsvarande insatser för de delar av W3D3 som Pensionsmyndigheten i egenskap av värdmyndighet förväntas erbjuda den kommande nämndmyndigheten för premiepensionens fondtorg.
Syftet med avtalet är att Pensionsmyndigheten tillsammans med leverantören ska verka för en stabil miljö med god prestanda som motsvarar våra användares behov. Pensionsmyndigheten behöver stöd i frågor kring utvecklingsmöjligheter såväl som konkreta felavhjälpande åtgärder och årliga uppgraderingar.
W3D3 är ett av Pensionsmyndighetens dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem. I systemet diarieförs allmänna handlingar kopplade till ärenden som rör t.ex. omprövningar, kontrollutredningar, avtal, beslut, remisser, upphandlingsärenden, synpunkter från allmänhet, personalärenden och vissa fondhandelsärenden.
Med nuvarande förvaltningsorganisation tillhör W3D3 med kringsystem förvaltningsobjektet FO Stöd. Objektet förvaltas och drivs av våra förvaltningsledare (en för verksamheten och en för IT) tillsammans med objektägare. På verksamhetssidan finns två objektspecialister med systemförvaltaransvar och djupa kunskaper i hur applikationen används. Objektspecialisterna planerar för hur applikationen ska nyttjas och utvecklas under året. Detta dokumenteras i en för objektet gemensam förvaltningsplan. Detta underlättar för en bra årsplanering tillsammans med kommande leverantör.
Vid uppgraderingar, eventuell felsökning och utveckling inom IT drivs arbetet av FL IT (på beställning av objektspecialisten). FL IT stöds av resurser IT-specialist för objektet, teknikförvaltare, samt övriga tekniska resurser inom IT.
Beskrivning exempel på incidenter, beställningar, utvecklingsaktiviteter
Incident: Felaktigheter som uppstår i W3D3. Kan t ex avse problem som uppstår vid förändringar i Pensionsmyndighetens IT-miljö, såsom uppgradering av webbläsare. Incidenter kan också avse buggar som uppstår i div funktioner i W3D3.
Beställning/utvecklingsaktivitet: t ex utveckling av nya fält eller formulär i ärendekort och handlingskort, inläggning av nya dokumentmallar, nya rapporter, uppgradering till ny version eller konvertering av uppgifter i W3D3.
Primär kontakt mot leverantör är objektspecialisterna för W3D3, i särskilda fall kan tekniker inom IT göra en anmälan om den är av teknisk karaktär. Dessa roller ska ges behörighet att registrera ärenden/incidenter/problem hos leverantören.
Pensionsmyndigheten önskar dela upp avtalet i två delar varav fastprisdelen ska omfatta:
– En årlig uppgradering, eventuella patchningar löpande under avtalstiden
– Deltagande på kvartalsvisa förvaltningsmöten, på plats hos Pensionsmyndigheten. Kostnader förknippade med dessa resor ingår i fastprisuppdraget.
– Support vardagar via telefon, mail och mail helgfria vardagar kl 8-16:30
– Inställelsetid: Leverantören ska återkoppla på anmält ärende inom 2 timmar
– Tekniskt stöd vid datahallsswitchar inom Pensionsmyndigheten (2 per år)
– Ge prisförslag om lösningen av ett ärende tar mer än 4 timmar att åtgärda
– En portal för ärendehantering för Pensionsmyndigheten
– Månadsrapportering gällande inkommande ärenden, lösningsgrad, timmar (ej fastpris)
– Teknisk kompetens och stöd för befintlig W3D3 installation inklusive miljöer för drift och acceptanstest, samt klientmiljö
Det fasta priset ska anges per kvartal.
Pensionsmyndigheten ska kunna avropa löpande konsulttimmar för att genomföra aktiviteter som inte ingår i fastprisuppdraget. Dessa insatser planeras på de normalt kvartalsvisa förvaltningsmötena.
Konsultpriset ska anges per timme.
Leverantören ska:
– Vara certifierad partner till Formpipe
– Tillhandahålla en portal för ärendehantering för Pensionsmyndigheten
– Månadsrapportera i en statusrapport gällande inkomna ärenden, lösningsgrad, antal förbrukade timmar etc.
– Tillhandahålla teknisk kompetens och utgöra stöd för befintlig W3D3 installation inklusive miljöer för drift och acceptanstest, samt klientmiljö
– Vara drivande i hantering av inkomna ärenden och lösningar för dessa.
