W3D3 konsulter till Pensionsmyndigheten – Offert skickad till kund

By 23 februari, 2021 april 15th, 2021 Data/IT
Roll Övrig
 Kompetensområde Data/IT
 Startdatum 2021-09-01
 Slutdatum 2022-08-31
 Omfattning 100%
 Ort Stockholm
Land Sweden
 Sista svarsdatum 2021-02-26 (Offerter kommer att behandlas löpande)
 Kontaktperson Ellinor Jakobsson (cv@keyman.se)
 Referens nr 2410675
Övergripande uppdragsbeskrivning

Vi söker nu W3D3 konsulter till Pensionsmyndigheten.

Uppdraget omfattar:
Pensionsmyndigheten avser att teckna ett avtal kring tekniskt stöd, support och mindre utvecklingsinsatser för applikationen W3D3 från Formpipe – med tillhörande moduler, kringsystem och testmiljö, samt de myndighetsspecifika anpassningar som gjorts hos Pensionsmyndigheten. Avtalet omfattar också motsvarande insatser för de delar av W3D3 som Pensionsmyndigheten i egenskap av värdmyndighet förväntas erbjuda den kommande nämndmyndigheten för premiepensionens fondtorg.

Syftet med avtalet är att Pensionsmyndigheten tillsammans med leverantören ska verka för en stabil miljö med god prestanda som motsvarar våra användares behov. Pensionsmyndigheten behöver stöd i frågor kring utvecklingsmöjligheter såväl som konkreta felavhjälpande åtgärder och årliga uppgraderingar.
W3D3 är ett av Pensionsmyndighetens dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem. I systemet diarieförs allmänna handlingar kopplade till ärenden som rör t.ex. omprövningar, kontrollutredningar, avtal, beslut, remisser, upphandlingsärenden, synpunkter från allmänhet, personalärenden och vissa fondhandelsärenden.

Med nuvarande förvaltningsorganisation tillhör W3D3 med kringsystem förvaltningsobjektet FO Stöd. Objektet förvaltas och drivs av våra förvaltningsledare (en för verksamheten och en för IT) tillsammans med objektägare. På verksamhetssidan finns två objektspecialister med systemförvaltaransvar och djupa kunskaper i hur applikationen används. Objektspecialisterna planerar för hur applikationen ska nyttjas och utvecklas under året. Detta dokumenteras i en för objektet gemensam förvaltningsplan. Detta underlättar för en bra årsplanering tillsammans med kommande leverantör.
Vid uppgraderingar, eventuell felsökning och utveckling inom IT drivs arbetet av FL IT (på beställning av objektspecialisten). FL IT stöds av resurser IT-specialist för objektet, teknikförvaltare, samt övriga tekniska resurser inom IT.

Beskrivning exempel på incidenter, beställningar, utvecklingsaktiviteter

Incident: Felaktigheter som uppstår i W3D3. Kan t ex avse problem som uppstår vid förändringar i Pensionsmyndighetens IT-miljö, såsom uppgradering av webbläsare. Incidenter kan också avse buggar som uppstår i div funktioner i W3D3.

Beställning/utvecklingsaktivitet: t ex utveckling av nya fält eller formulär i ärendekort och handlingskort, inläggning av nya dokumentmallar, nya rapporter, uppgradering till ny version eller konvertering av uppgifter i W3D3.
Primär kontakt mot leverantör är objektspecialisterna för W3D3, i särskilda fall kan tekniker inom IT göra en anmälan om den är av teknisk karaktär. Dessa roller ska ges behörighet att registrera ärenden/incidenter/problem hos leverantören.

Pensionsmyndigheten önskar dela upp avtalet i två delar varav fastprisdelen ska omfatta:

– En årlig uppgradering, eventuella patchningar löpande under avtalstiden
– Deltagande på kvartalsvisa förvaltningsmöten, på plats hos Pensionsmyndigheten. Kostnader förknippade med dessa resor ingår i fastprisuppdraget.
– Support vardagar via telefon, mail och mail helgfria vardagar kl 8-16:30
– Inställelsetid: Leverantören ska återkoppla på anmält ärende inom 2 timmar
– Tekniskt stöd vid datahallsswitchar inom Pensionsmyndigheten (2 per år)
– Ge prisförslag om lösningen av ett ärende tar mer än 4 timmar att åtgärda
– En portal för ärendehantering för Pensionsmyndigheten
– Månadsrapportering gällande inkommande ärenden, lösningsgrad, timmar (ej fastpris)
– Teknisk kompetens och stöd för befintlig W3D3 installation inklusive miljöer för drift och acceptanstest, samt klientmiljö
Det fasta priset ska anges per kvartal.

Pensionsmyndigheten ska kunna avropa löpande konsulttimmar för att genomföra aktiviteter som inte ingår i fastprisuppdraget. Dessa insatser planeras på de normalt kvartalsvisa förvaltningsmötena.
Konsultpriset ska anges per timme.
Leverantören ska:

– Vara certifierad partner till Formpipe
– Tillhandahålla en portal för ärendehantering för Pensionsmyndigheten
– Månadsrapportera i en statusrapport gällande inkomna ärenden, lösningsgrad, antal förbrukade timmar etc.
– Tillhandahålla teknisk kompetens och utgöra stöd för befintlig W3D3 installation inklusive miljöer för drift och acceptanstest, samt klientmiljö
– Vara drivande i hantering av inkomna ärenden och lösningar för dessa.

Skallkrav

De av leverantören tillhandahållna konsulterna ska ha: – gjort minst 5 uppgraderingar till Pensionsmyndighetens befintliga version (2020 R1)
5 års erfarenhet av felsökning och rättningar i W3D3 och tillhörande moduler
God kommunikativ förmåga, samt god språklig förmåga i tal och skrift
Uppdragsavtalet från KeyMan måste tecknas direkt med det bolag konsulten är anställd i (inget annat tillåts av PM)

Börkrav

De av leverantören tillhandahållna konsulterna bör: – ha erfarenhet av applikationen körd i dubbla datahallar
Ha erfarenhet av att ta fram system- och driftsdokumentation för applikationen. Ett för uppdraget relevant arbetsprov bör lämnas in
Besitta viss kompetens inom regelverket för diarieföring inom statliga myndigheter

Övriga krav

Offert för detta uppdrag måste skickas in via KeySourcingTool. Svar via mail kommer att få begränsad feedback
Bifoga CV på svenska i Wordformat under fliken Dokument
Beskriv gärna i ”Kommentar” vid de olika kraven hur konsulten uppfyller de olika kraven

Personliga egenskaper

Övrig information

Option på förlängning längst t.o.m. 23 maj 2023.

Uppdragsavtalet ska utan undantag, och oavsett bolagsstruktur, tecknas mellan KeyMan AB och det bolag där konsulten som utför/offereras/levereras till uppdraget har sin anställning. Detta är ett krav från Pensionsmyndigheten p.g.a. registerkontrollen (SUA).

För information om kapitel 13 och 14 LOU se bifogat dokument.

I bilaga “Allmänna villkor konsultavtal KeyMan AB Rev. C” utgår punkten “Kundbearbetning”. Den punkten gäller inte för detta uppdrag.

För eventuella frågor kontakta Ellinor Jakobsson, mobilnummer 072-529 43 56.

 


 

Att offerera på detta uppdrag

OFFERERA PÅ DETTA UPPDRAG VIA KEYSOURCINGTOOL (Prioriterad)

Mailofferter ska innehålla följande information

  1. Konsultens CV bifogat (helst i Wordformat)
  2. En kortfattad summering (ska beskriva konsultens kompetens jämfört med uppdragets krav och behov)
  3. Konsultens timarvode (SEK exkl moms)
  4. Konsultens tillgänglighet (Startdatum och omfattning)
  5. Bekräftelse på att ni accepterar, GDPR och “KeyMans allmänna villkor”

OFFERERA PÅ DETTA UPPDRAG VIA E-POST
OBS! Begränsad återkoppling erhålls för offerter som kommer via e-post.


 

Tillbaka till aktuella uppdrag