Utredning it-stöd till utbildningskontoret – Sollentuna kommun

By 15 december, 2021 januari 25th, 2022 Management
Roll Organisationskonsult
 Kompetensområde Management
 Startdatum 2022-02-01
 Slutdatum 2022-05-31
 Omfattning 50%
 Ort Sollentuna
Land Sweden
 Sista svarsdatum 2022-01-04 (Offerter kommer att behandlas löpande)
 Kontaktperson Annette Mårdberg (cv@keyman.se | 072-219 52 19)
 Referens nr 3335567
Övergripande uppdragsbeskrivning

Vi söker nu en konsult för uppdrag – Utredning it-stöd till utbildningskontoret till Sollentuna kommun.

Vad ska utföras/uppdragets omfattning:
Kommunen behöver säkerställa att leveransen av IT-tjänster till skolan är kostnadseffektiv samt att kvaliteten på leveransen är rätt i förhållande till behov och budgetmässiga förutsättningar.
Utbildningskontoret och it-enheten har identifierat ett gap mellan behovet i skolan och it-enhetens leverans. Detta uppdrag ska verifiera och ytterligare detaljera gapet, identifiera konkreta lösningsalternativ samt konsekvenser av dessa avseende teknik, organisering och ekonomi.
Målet är att efter utredningen är slutförd ha fått klarhet i vad gapet är, dvs vad skillnaden är mellan Utbildningskontorets behov och förväntningar och vad IT-enheten är rustade att leverera. I tillägg att ha fått en tydlighet i nödvändiga åtgärder, kostnader och konsekvenser för att åtgärda respektive gap.

Bakgrund
Utbildningskontoret har sedan starten av sin 1:1-satsning haft egen leverantör av de tjänster som förskolor och skolor haft behov av.
Parallellt har kommunens övriga verksamheter haft sin it-drift outsourcad till en leverantör men inför den avtalsperiodens slut, förändrades sourcingstrategin och kommunen gjorde för ett par år sedan ett antal upphandlingar av it-tjänster uppdelade på it-arbetsplats, server och applikationsdrift, nätdrift och utskriftstjänster.
Inför upphandlingen fördes dialog mellan utbildningskontoret och it-enheten om möjligheterna att it-enheten levererar infrastrukturtjänster även för skolornas behov. Parterna var överens att gå den vägen och nu levererar it-enheten, och dess leverantörer, tjänster till utbildningskontoret.
Båda parters ambition och vilja är att ge en bra användarupplevelse i skolan men upplevelsen är att något saknas och skolpersonalens vardag i skolan påverkas stort.
Organisering och ansvarsfördelning mellan it-enhet, utbildningskontoret centralt resp lokalt på skolan är otydlig, så det finns en osäkerhet i vem som beslutar och var åtgärder ska göras.
Dagens kostnader är svåra jämföra med tidigare kostnader och vi har svårt att överblicka kostnadsutvecklingen.

Resultat:
Vilka möjligheter har vi då utredningens förslag är genomfört?
Rita upp landskapet vi har att förhålla oss till.
Redogöra/föreslå och kostnadsestimera alternativ
• Verifiera och detaljera beskrivet gap för att kunna
• Identifiera vägval och lösningsalternativ
• Analysera alternativens konsekvenser i perspektiven teknik, organisering och ekonomi.
• Beskriva vilka åtgärder som bedöms göras och vilka konsekvenser respektive åtgärd har.
Konsekvenser ska betraktas i mer än ett perspektiv.

Metod
Vi tänker oss att utredningen tar fram resultat medelst intervjuer med ansvariga på utbildningskontoret och på it-enheten.
Fokus på slutanvändarens behov, läraren i undervisningen, eleven i lärandet.
Behov identifieras i utbildningskontorets beskrivningar av arbetssätt och bland personal på UK.

Exempel på frågeställningar
Vi har identifierat några områden och frågeställningar som kan behöva ett svar.
Support
• Supportvägar upplevs ta onödigt lång tid. Vad kan vi förkorta och hur?
• Personal i skolan – DTS – On-site-support UK-resurs – SSD – Leverantör
• Förvaltningsledare
• Applikationssupport
• Tekniksupport – Tekniskt stöd
Ansvar
• Är det tydligt vem ansvarar för respektive leverans?
• Vem styr över vilka delar?
Teknik
• Har vi rätt enheter i utbildnings?
• Har vi anledning att helt standardisera på OsX/iOs, eller annat?
• Ska vi avveckla vissa enhetstyper inom undervisningen?
• Har vi ”rätt” infrastruktur och använder vi den på ”rätt” sätt?
• Kan vi konsolidera infrastruktur, inom skolans leverans och/eller tillsammans med leveransen till kommunen i övrigt?
• Har UK ett behov av annat utbud av tjänster än det som it-enheten levererar?
• Behöver utbudet förändras och hur stämmer det överens med it-enhetens uppdrag, ramar och resurser?
Organisering
• Är Utbildningskontoret och it-enheten effektivt organiserade med avseende på ansvar och roller kopplat till leverans av it-stöd?
• Är DTS-funktionen organiserad så att vi får bäst effekt?
• Vad skulle det krävas av SSD att kunna supportera skolornas behov, helt eller delvis? Utbildning, ytterligare personal mm.
• UK har en parallell organisation för att tillgodose en stor del av behoven, ser vi gemensamt någon förbättringspotential i organisation och struktur för att tillgodose dessa behov?
Ekonomi
• Hur stor är den enskilda skolan frihet att göra egna teknikval? Hur stort bör/kan det vara?
• Vilka extra kostnader ger det gemensamt?
• Den leverans som utbildningskontoret haft tidigare, hur kostnadseffektiv har den varit i jämförelse med andra. Hur ser kostnadsnivån ut hos andra i jämförelse med likvärdig leverans?
• Finns besparingspotential kopplat till olika teknikval?



Skallkrav

Konsulten ska ha genomfört minst ett liknande/jämförbart uppdrag de senaste 2 åren.
Erfarenhet av offentlig förvaltning.
Tal och skrift i svenska.

Börkrav

Övriga krav

Konsulten ska uppfylla begärd kompetensnivå enligt Kammarkollegiets definitioner, se bilaga.
Konsulten ska kunna tala och skriva svenska flytande.
Bifoga CV i Wordformat under fliken Dokument. CV:t är en viktig del i utvärderingen av konsulten. Det ska tydligt visa att konsulten har den kompetens och erfarenhet som efterfrågas för det aktuella uppdraget.

Personliga egenskaper

God social förmåga
Lätt för att samarbeta med olika yrkesgrupper
Kommunikativ
Analytisk
Självständig
Lösningsorienterad

Övrig information

Option på förlängning finns upp till 50/h, om uppdraget inte hinner slutföras.

Bifoga CV i Wordformat under fliken Dokument.

 


 

Att offerera på detta uppdrag

OFFERERA PÅ DETTA UPPDRAG VIA KEYSOURCINGTOOL (Prioriterad)

Mailofferter ska innehålla följande information

  1. Konsultens CV bifogat (helst i Wordformat)
  2. En kortfattad summering (ska beskriva konsultens kompetens jämfört med uppdragets krav och behov)
  3. Konsultens timarvode (SEK exkl moms)
  4. Konsultens tillgänglighet (Startdatum och omfattning)
  5. Bekräftelse på att ni accepterar, GDPR och “KeyMans allmänna villkor”

OFFERERA PÅ DETTA UPPDRAG VIA E-POST
OBS! Begränsad återkoppling erhålls för offerter som kommer via e-post.


 

Tillbaka till aktuella uppdrag