Skip to main content

Förstudie/nulägesanalys av verksamhetsbehov gällande samarbetsyta/ärendehantering till Sollentuna kommun-offert skickad till kund!

By 14 december, 2022februari 7th, 2023Process- och organisationsutveckling
Roll Förändringsledare
 Kompetensområde Process- och organisationsutveckling
 Startdatum 2023-01-20
 Slutdatum 2023-04-14
 Omfattning 100%
 Ort Sollentuna
Land Sweden
 Sista svarsdatum 2022-12-20 (Offerter kommer att behandlas löpande)
 Kontaktperson Annette Mårdberg (cv@keyman.se | 072 219 52 19)
 Referensnummer #8628
Övergripande uppdragsbeskrivning

Vi söker nu en konsult för uppdrag – Förstudie/nulägesanalys av verksamhetsbehov gällande samarbetsyta/ärendehantering till Sollentuna kommun.

Uppdraget omfattar:
Det har kommit önskemål från olika delar av den kommunala organisationen om systemstöd som gör det möjligt att
• Få kontroll över arbetsuppgifter och uppdrag i det dagliga arbetet (alltså inte ett ärendehanteringssystem/diarieföringssystem för registrering av handlingar)
• Samverka med andra, framför allt dela dokumentation och arbeta i samma dokument

Samtidigt har kommunen ett antal system som Efecte, Castor, Artvise mfl som eventuellt skulle kunna användas för att täcka behoven, helt eller delvis. Systemen har införskaffats vid olika tidpunkter i olika delar av organisationen och det saknas helhetsgrepp om användningen.

Kommunen har tagit beslut om att inte införa Office 365 fullt ut och de lösningar som finns där för samarbetsytor/dokumentdelning då kommunens uppfattning är att det i dagsläget saknas lagligt stöd för den typen av molntjänstlösningar (GDPR-relaterat)

Kommunen önskar nu genomföra en förstudie med externt stöd i syfte att tydligare fånga upp verksamhetens behov av systemstöd enligt ovan samt undersöka om befintliga system skulle kunna täcka behoven men också peka på alternativa lösningar som kommunen idag inte har i sin systemflora.
I ett andra steg (möjlig option) kan även en analys av molnfrågan behövas, dvs. huruvida alternativ till t ex Teams och liknande tjänster finns. Här är det viktigt att ta vara på det arbete och de erfarenheter som redan gjorts/finns, t ex inom Sambruk/dSam med deltagare från både myndigheter och kommunsektorn.

Bakgrund:
En rapport med en analys av behov hos verksamheterna samt möjliga lösningsförslag efterfrågas.

Syfte:
Att få ett beslutsunderlag och möjliga alternativ för olika vägar framåt.

Konsultens ansvar:
Interna roller: Förändringsledare, ansvarig för digitalisering per kontor/avdelning, representanter från IT (IT-arkitekt, förvaltningsledare IT, processledare, tjänstområdesansvariga osv)
Externa roller: Ev tekniker från kommunens driftleverantör, ev leverantörer av nuvarande system
Ansvar för konsulten: Förändringsledare digitalisering
Vad som ingår i uppdraget: Analys och förstudie, intervjuer med nyckelpersoner per verksamhet och med IT. Presentation av slutsatser vid uppdragets slut för ledningsgrupp.

Uppdragets omfattning: 50% – 100%

Skallkrav

Konsulten ska ha erfarenhet av liknande uppdrag
Dokumenterad erfarenhet av verksamhetsutveckling, förändringsledning på strategisk nivå
Dokumenterad erfarenhet av att hålla workshops och insamling av synpunkter från användare
Dokumenterad erfarenhet av systemarkitektur
Kunskap inom flera olika verksamhetssystem samt samarbetsverktyg
Kunskap om molntjänstanvändning, tredjelandsöverföring och GDPR

Börkrav

Kunskaper inom metodik gällande användarbarhet med fokus på t ex metodik som VPC, tjänstedesign eller liknande
Kunskaper inom agila metoder

Övriga krav

Två referenser på liknande uppdrag där konsulten varit ”själv eller i en liten grupp”
Beräknat antal timmar: Estimat från konsult önskas.
Bifoga CV i Wordformat under fliken Dokument. CV:t är en viktig del i utvärderingen av konsulten. Det ska tydligt visa att konsulten har den kompetens och erfarenhet som efterfrågas för det aktuella uppdraget.

Personliga egenskaper

Övrig information

Förlängning:
Eventuell del 2 i uppdraget kan bli aktuell. Denna del offereras separat.

 


 

Att offerera på detta uppdrag

OFFERERA PÅ DETTA UPPDRAG VIA KEYSOURCINGTOOL (Prioriterad)

Mailofferter ska innehålla följande information

  1. Konsultens CV bifogat (helst i Wordformat)
  2. En kortfattad summering (ska beskriva konsultens kompetens jämfört med uppdragets krav och behov)
  3. Konsultens timarvode (SEK exkl moms)
  4. Konsultens tillgänglighet (Startdatum och omfattning)
  5. Bekräftelse på att ni accepterar, GDPR och “KeyMans allmänna villkor”

OFFERERA PÅ DETTA UPPDRAG VIA E-POST
OBS! Begränsad återkoppling erhålls för offerter som kommer via e-post.


 

Tillbaka till aktuella uppdrag